Overeenkomst voor verwerking in opdracht

Partijen

Verwerkingsverantwoordelijke (hierna „club"):
[clubnaam]
[adres]
vertegenwoordigd door [naam, functie]
E-mail: [contact-e-mailadres van de club]

en

Verwerker (hierna „beheerder"):
2builders studio (eigenaar: Mila Otto-Bickl)
Rue d’Oultremont 45, 1040 Etterbeek, België
Ondernemingsnummer: BE 1039.008.273
E-mail: squadform@2builders-studio.eu

De club gebruikt het platform „SquadForm" voor de individuele ontwikkeling van zijn jeugdspelers. Daarbij verwerkt de beheerder persoonsgegevens in opdracht en volgens de instructies van de club. Deze overeenkomst werkt de verplichtingen van de partijen op het gebied van gegevensbescherming conform art. 28 AVG uit en is een bijlage bij de onderliggende licentieovereenkomst.

§ 1 Onderwerp en duur

(1) Onderwerp is de verwerking van persoonsgegevens door de beheerder bij het beschikbaar stellen en exploiteren van het platform SquadForm (trainingsplanning, beheer van spelersgroep en afspraken, ontwikkelingsdocumentatie).

(2) De duur komt overeen met de looptijd van de licentieovereenkomst. De overeenkomst eindigt bij de beëindiging daarvan; de bepalingen over wissing/teruggave (§ 8) blijven daardoor onverlet.

§ 2 Aard, doel en omvang · betrokkenen en gegevenscategorieën

Doel: individuele sportieve ontwikkeling van jongeren — uit observaties van de trainer worden gewogen ontwikkelpunten en wekelijkse trainingsplannen afgeleid; daarnaast teamorganisatie (afspraken, spelersgroep, doelen).

Aard van de verwerking: verzamelen, opslaan, ordenen, analyseren (incl. AI-ondersteunde tekstanalyse, zie § 6), beschikbaar stellen, wissen — geautomatiseerd in de applicatie.

Categorieën betrokkenen: minderjarige spelers van de club, trainers en clubverantwoordelijken.

Categorieën persoonsgegevens:

• basisgegevens (naam, geboortejaar, positie, sterke voet, lengte optioneel, materiaal) en account-/inloggegevens (naam, e-mail, wachtwoord uitsluitend als hash);
• prestatie- en ontwikkelingsgegevens (testwaarden en het verloop daarvan, afgeronde oefeningen, zelfinschattingen, trainersnotities, afgeleide ontwikkelpunten, beoordelingen, terugblikken, wensen);
• organisatiegegevens (teamafspraken, indeling van de spelersgroep, seizoensdoelen);
• bewijs van de toestemming van ouders (tijdstip en methode).

Bijzondere bescherming van minderjarigen: er worden geen gegevens over gewicht of lichaamsvet en geen daaraan gerelateerde doelen verwerkt. Voedingsadviezen zijn puur prestatiegericht. Zonder aantoonbare toestemming van ouders is geen enkele functie bruikbaar voor de speler.

§ 3 Instructierecht van de club

(1) De beheerder verwerkt de gegevens uitsluitend op gedocumenteerde instructie van de club; deze overeenkomst en het gebruik van het platform gelden als zo'n instructie. Verdergaande of afwijkende instructies moeten in tekstvorm (bijv. e-mail) worden gegeven.

(2) Als de beheerder van mening is dat een instructie in strijd is met het geldende recht inzake gegevensbescherming, informeert hij de club onverwijld en mag hij de betreffende instructie opschorten tot deze is bevestigd.

§ 4 Verplichtingen van de beheerder

• verwerking uitsluitend binnen wat in deze overeenkomst en in de instructies is gedocumenteerd;
• verplichting van alle tot verwerking bevoegde personen tot vertrouwelijkheid;
• implementatie en instandhouding van de technische en organisatorische maatregelen conform art. 32 AVG (Bijlage 1);
• ondersteuning van de club bij het beantwoorden van verzoeken van betrokkenen (§ 5) en bij gegevensbeschermingseffectbeoordelingen en meldingen (art. 32–36 AVG), voor zover dat voor de beheerder mogelijk is;
• onverwijlde melding van inbreuken in verband met persoonsgegevens aan de club (§ 7);
• inzet van subverwerkers uitsluitend conform § 6;
• aantonen dat deze verplichtingen worden nagekomen en controles mogelijk maken (§ 9);
• wissen of teruggeven van de gegevens na beëindiging (§ 8).

§ 5 Rechten van betrokkenen

De beheerder ondersteunt de club met passende maatregelen bij het afhandelen van verzoeken om inzage, rectificatie, wissing, beperking, gegevensoverdraagbaarheid en bezwaar. In de applicatie zijn daarvoor functies voor gegevensinzage/-export en voor het verwijderen van een profiel beschikbaar. Wenden betrokkenen zich rechtstreeks tot de beheerder, dan stuurt hij het verzoek onverwijld door naar de club.

§ 6 Subverwerkers

(1) De club keurt de inzet goed van de in Bijlage 2 genoemde subverwerkers. De beheerder verplicht hen contractueel tot een gelijkwaardig niveau van gegevensbescherming (art. 28 lid 4 AVG).

(2) Een wisseling of toevoeging van een subverwerker meldt de beheerder vooraf in tekstvorm. De club kan om zwaarwegende redenen van gegevensbescherming binnen 14 dagen bezwaar maken.

(3) Vindt verwerking plaats in een derde land, dan zorgt de beheerder voor passende waarborgen conform hoofdstuk V AVG (met name EU-modelcontractbepalingen).

§ 7 Melding van inbreuken op de gegevensbescherming

De beheerder meldt inbreuken in verband met persoonsgegevens onverwijld aan de club, uiterlijk binnen 48 uur na kennisname, met de gegevens die conform art. 33 lid 3 AVG beschikbaar zijn, en ondersteunt bij eventuele meldingen aan de toezichthoudende autoriteit of kennisgevingen aan betrokkenen.

§ 8 Wissing en teruggave

Na beëindiging van de verwerking wist de beheerder naar keuze van de club alle verwerkte gegevens of geeft hij ze terug in een gangbaar formaat, tenzij een wettelijke bewaarplicht zich daartegen verzet. Bij het vertrek van een speler of op verzoek worden het profiel en de gekoppelde gegevens direct in de applicatie gewist.

§ 9 Controlerechten

De club kan zich ervan vergewissen dat deze overeenkomst wordt nageleefd. De beheerder stelt daarvoor de benodigde informatie beschikbaar (o.a. deze beschrijving van de technische en organisatorische maatregelen); controles ter plaatse of op afstand zijn mogelijk na redelijke aankondiging en zonder de bedrijfsvoering te verstoren.

§ 10 Overige bepalingen

Van toepassing is het recht van de vestigingsplaats van de club of de rechtskeuze die in de licentieovereenkomst is gemaakt. Mochten afzonderlijke bepalingen ongeldig zijn, dan blijft de rest van de overeenkomst geldig. Wijzigingen moeten in tekstvorm gebeuren. Bij tegenstrijdigheden tussen de licentieovereenkomst en deze verwerkersovereenkomst gaan in kwesties van gegevensbescherming de bepalingen van deze verwerkersovereenkomst voor.

Bijlage 2 — Goedgekeurde subverwerkers

Naar de AI wordt alleen de tekstinhoud gestuurd die voor de betreffende afleiding nodig is (notities, wensen, terugblikken, profielgegevens).