Privacyverklaring

1. Overzicht & rollen

SquadForm is een platform dat voetbalclubs licentiëren voor de individuele ontwikkeling van hun jeugdspelers. Op het vlak van gegevensbescherming zijn er twee niveaus:

• De club is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens van zijn spelers en trainers. De club bepaalt de doeleinden en middelen van de verwerking.
• De platformbeheerder (zie hieronder) stelt de technische infrastructuur beschikbaar en verwerkt de gegevens uitsluitend in opdracht en volgens de instructies van de club (verwerking in opdracht conform art. 28 AVG).

2. Verwerkingsverantwoordelijke / beheerder

Beheerder van het platform en aanspreekpunt voor deze verklaring:

2builders studio (eigenaar: Mila Otto-Bickl)
Rue d’Oultremont 45
1040 Etterbeek, België
E-mail: squadform@2builders-studio.eu

Voor de verwerking van de spelersgegevens is de betreffende club verwerkingsverantwoordelijke; de contactgegevens daarvan krijg je via je club of trainer.

3. Doel van de verwerking

SquadForm ondersteunt de individuele sportieve ontwikkeling van jeugdspelers: trainers leggen observaties vast, waaruit gewogen ontwikkelpunten en individuele wekelijkse trainingsplannen uit een samengestelde oefeningenbibliotheek worden afgeleid. Er worden geen gegevens over gewicht of lichaamsvet en geen daaraan gerelateerde doelen vastgelegd. Voedingsadviezen zijn uitsluitend prestatiegerichte aanbevelingen, geen dieet- of restrictievoorschriften.

4. Verwerkte gegevens

• Basisgegevens van de speler: naam, positie, sterke voet, geboortejaar, lengte (optioneel), beschikbaar materiaal
• Prestatiegegevens: testwaarden (bijv. sprinttijd, hooghouden) en het verloop daarvan, trainingsvoortgang (afgeronde oefeningen, zelfinschatting van inspanning en moeilijkheid)
• Trainersnotities, afgeleide ontwikkelpunten, beoordelingen en feedback van de trainer na sessies
• Wensen en terugblikken van de speler (vrijwillige invoer)
• Teamafspraken (training/wedstrijden) en seizoensdoelen
• Account-/inloggegevens (naam, e-mail; wachtwoord alleen als hash)
• Bewijs van de toestemming van ouders (tijdstip en methode)

Trainersnotities zijn alleen in te zien door de verantwoordelijke trainer en zijn voor de speler technisch niet zichtbaar (toegangscontrole op databaseniveau, Row Level Security).

5. Toestemming van ouders (minderjarigen)

Omdat de gebruikers minderjarig zijn, is de verwerking gebonden aan aantoonbare toestemming van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger. Zonder bevestigde toestemming is geen enkele functie van de applicatie bruikbaar voor de speler. De toestemming wordt via de club of de trainer vastgelegd op basis van een ondertekende ouderverklaring en in de applicatie bevestigd; optioneel volgt een extra bevestiging per link aan de ouders. De toestemming kan op elk moment met werking voor de toekomst worden ingetrokken bij de club of via squadform@2builders-studio.eu.

De geldende digitale leeftijd voor toestemming kan per land verschillen (in Duitsland en België bijv. 16 respectievelijk 13 jaar). De club zorgt ervoor dat de toestemming voldoet aan het recht dat op de locatie geldt.

6. Rechtsgrondslag

De rechtsgrondslag voor de verwerking is de toestemming op grond van art. 6 lid 1 sub a in samenhang met art. 8 AVG (toestemming van de persoon die de ouderlijke verantwoordelijkheid draagt). Voor zover gegevens worden verwerkt ter uitvoering van de licentieovereenkomst tussen beheerder en club, is art. 6 lid 1 sub b AVG van toepassing.

7. Hosting & opslaglocatie (EU)

De database, authenticatie en bestandsopslag draaien bij Supabase in de EU-regio Frankfurt (Duitsland). De applicatie wordt geleverd via Vercel. Er worden geen persoonsgegevens van spelers buiten de EU opgeslagen.

8. AI-ondersteunde verwerking & verwerkers

Om de ontwikkelpunten af te leiden, de trainingsplannen op te stellen en voor teambriefings worden geselecteerde tekstinhouden (trainersnotities, wensen, terugblikken, profielgegevens) aan de serverzijde naar de Claude-API van Anthropic gestuurd en daar verwerkt. Er vindt geen geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen plaats — elk trainingsplan wordt pas na uitdrukkelijke goedkeuring door de trainer zichtbaar voor de speler.

Ingezette verwerkers:

• Supabase (database, auth, opslag) — EU, Frankfurt
• Vercel (hosting/levering van de applicatie)
• Anthropic (Claude-API, AI-tekstverwerking)

Met deze aanbieders zijn of worden overeenkomsten voor verwerking in opdracht (art. 28 AVG) gesloten. Voor zover verwerking buiten de EU plaatsvindt, is die afgedekt door passende waarborgen (bijv. EU-modelcontractbepalingen). Clubs sluiten met de beheerder een verwerkersovereenkomst.

9. Bewaartermijn

Persoonsgegevens worden gewist zodra ze niet langer nodig zijn voor de genoemde doeleinden, uiterlijk:

• bij het vertrek van een speler uit het team of op verzoek worden het spelersprofiel en alle daaraan gekoppelde gegevens (plannen, notities, testwaarden, terugblikken, beoordelingen) gewist;
• bij verwijdering van het gebruikersaccount worden de bijbehorende persoonsgegevens verwijderd;
• bij beëindiging van de licentieovereenkomst met de club worden de gegevens van die club na een overgangstermijn gewist.

10. Je rechten

Betrokkenen of hun wettelijke vertegenwoordigers hebben recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking van de verwerking, gegevensoverdraagbaarheid en bezwaar, en kunnen een gegeven toestemming op elk moment intrekken. Daarnaast bestaat het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming.

Inzage en gegevensexport en het verwijderen van een profiel kun je rechtstreeks in de applicatie via de trainer of de club in gang zetten (functie „Gegevens exporteren" / „Profiel verwijderen"); een vormvrij bericht aan squadform@2builders-studio.eu volstaat ook.